E se misturarmos o PDCA com a Inteligência Sistêmica?

Mas o que é PDCA?

O PDCA é uma técnica de administração focada na solução de problemas e na melhoria contínua, muito utilizada no controle de qualidade dos processos. Possui 4 fases que se repetem num ciclo contínuo, identificadas por palavras em inglês, que denominam a ação a ser implementada:

P de Plan (Planejar o que se quer realizar): Antes de começar a planejar é necessário identificar qual será o processo, atividade ou equipamento que será submetido ao ciclo do PDCA. Definido onde será aplicado, é preciso estabelecer qual é a melhoria necessária e definir de forma clara quais as medidas possíveis para alcançar os resultados pretendidos.

D de Do (Fazer o que se planejou): Com o planejamento em mãos, segue-se o roteiro traçado e inicia-se sua implementação das ações estabelecidas.

C de Check (Verificar, medir ou avaliar as ações realizadas): Nessa fase, os resultados obtidos são verificados para, caso necessário, reavaliar o planejamento ou a maneira como as ações foram feitas.

A de Act (Agir corretivamente baseado na verificação): A última fase do ciclo é a ação. Nessa fase, a ação é estruturada após passar pela verificação e correção do que não estava funcionando.

Confusão básica

Uma pergunta que já ouvi muitas vezes é:
“Fazer e agir não são a mesma coisa?”

É muito comum as pessoas se confundirem por considerarem que o Do (fazer) e o Act (agir) seriam a mesma coisa. Entretanto, no caso do PDCA, o fazer significa “fazer de acordo com o planejamento” e o agir significa “agir corretivamente” para alcançar o propósito estabelecido no planejamento.

Inteligência Sistêmica

A Inteligência Sistêmica é uma habilidade alicerçada nos princípios sistêmicos de Bert Hellinger:

  • Pertencimento;

  • Ordem;

  • Equilíbrio

De forma simplificada significa que:

  • Quem (ou aquilo) que pertence precisa ser incluído. E tudo aquilo que for excluído voltará ao sistema de alguma forma;

  • Todos (e tudo) estão numa ordem de acontecimentos e o que chegou primeiro precisa ter seu lugar reconhecido;

  • As relações entre adultos precisam acontecer de forma equilibrada, num fluxo de trocas que mantenha harmonia entre as partes.

Os 3 princípios acima atuam em todos os relacionamentos, inclusive nas organizações.

PDCA pelo olhar sistêmico

Considero possível incluir a fenomenologia apontada por Bert Hellinger em conjunto com o PDCA, essa ferramenta científica de administração. Na obra de Hellinger a fenomenologia é apontada como um método filosófico, que exige autodisciplina, onde ocorre uma outra experiência da verdade diferente daquela usualmente conhecida.

No livro Ordens do amor, encontrado na Editora Atman, Hellinger diz assim na página 14:

“Dois movimentos nos levam ao conhecimento. O primeiro é exploratório e quer abarcar alguma coisa até então desconhecida, para apropriar-se e dispor dela. O esforço científico pertence a esse tipo e sabemos quanto ele transformou, assegurou e enriqueceu o nosso mundo e a nossa vida. (…)

O segundo movimento nasce quando nos detemos durante um esforço exploratório e dirigimos o olhar, não mais para um determinado objeto apreensível, mas para um todo. Assim, o olhar se dispõe a receber simultaneamente a diversidade com que se defronta. Quando nos deixamos levar por esse movimento diante de uma paisagem, por exemplo, de uma tarefa ou de um problema, notamos como nosso olhar fica simultaneamente pleno e vazio. Pois só quando prescindimos das particularidades é que conseguirmos expor-nos em nosso movimento exploratório e recuamos um pouco, até atingir aquele vazio que pode fazer face à plenitude e à diversidade”.

Aplicação do PDCA

O PDCA é um ciclo contínuo em que, assim como na Inteligência Sistêmica, é necessário abrir-se ao sistema e aos fenômenos apresentados para perceber o essencial. Com alguma adaptação, é possível utilizar o PDCA em todos os tipos de organizações e até mesmo em projetos pessoais. Ainda que você não tenha familiaridade com as técnicas de administração ou com a inteligência sistêmica, a simplicidade dos dois conteúdos facilita a utilização deles. Após estabelecer um propósito, é necessário olhar a realidade envolvida e traçar um planejamento para atingir a meta estabelecida. Feito o planejamento, é hora de entrar em ação e colocar o planejamento em prática, fazendo aquilo que é necessário. Num processo contínuo, o próximo passo é checar a eficiência do que foi feito e corrigir o que não estiver produzindo os resultados esperados.

Ao corrigir as ações, volta-se ao processo de planejar, fazer, verificar e agir em busca do mesmo objetivo pretendido ou de novos desafios. Certamente será um processo rico de autoconhecimento e conhecimento do sistema que vai gerar muitos aprendizados. O importante é começar do jeito que for possível, ter disciplina para dar sequência e paciência para errar e aprender. Comece com metas simples para ganhar experiência e ânimo ao longo da jornada. Com a prática, será possível compreender os contextos da vida e do sistema com mais facilidade.

Criar um PDCA agindo com uma postura inclusiva em relação às pessoas e situações, respeito às pessoas (e fatos) que vieram antes e compromisso para equilibrar as trocas nas relações será uma forma de minimizar as dificuldades e riscos de qualquer projeto, facilitando a tomada de decisões.

Na administração pública

Na administração pública não é diferente. Cada um pode se comprometer com a eficiência, contribuir em seu núcleo e dentro das suas possibilidades. Quando o gato do clássico Alice no País das Maravilhas pergunta para onde ela quer ir e Alice responde com um “tanto faz”, o gato logo emenda que “para quem não sabe onde quer ir, qualquer caminho serve”. A administração pública muitas vezes representa o papel da Alice, sem saber para onde vai ou mudando o destino a cada 4 anos.

A administração pública que não faz um planejamento, não estabelece objetivos que sejam específicos, mensuráveis, atingíveis, relevantes e temporais. Isso faz com que os resultados alcançados sejam aceitos como os “melhores possíveis”, mas a realidade é que não existe parâmetro para avaliar a eficiência.

Numa perspectiva sistêmica, em que a arrecadação vem do sacro ofício de todos que contribuem com a vida coletiva, é dever da administração pública cuidar dos recursos com respeitoso primor. O conhecimento e a tecnologia estão aí, à disposição para quem desejar!

 

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